SaaS overeenkomst: 4 dingen die u niet mag vergeten!

Saas-overeenkomst -For-All-IT

Softwareontwikkelaars stappen massaal over op SaaS. Maar wat is het precies en waar moet u opletten bij het afsluiten van een SaaS overeenkomst? In deze blog leggen wij alles uit wat u moet weten over SaaS.

Wat is SaaS?

Bij SaaS, ook wel Software as a Service genoemd, wordt software via het internet aangeboden. Door een abonnement kan de eindgebruiker toegang krijgen voor een bepaalde tijd en voor een aantal gebruikers. De aanbieder van de SaaS, ook wel een SaaS provider, zorgt voor de installatie, het beheer en de back-ups.

Waar u vroeger naar de winkel moest om een cd-rom te kopen met daarop de software, is met SaaS verleden tijd. Dit komt omdat bij SaaS de software via het internet beschikbaar is. Denk bijvoorbeeld aan Office 365. U hoeft niets op uw eigen computer te installeren, via het internet hebt u toegang tot de software. De software blijft in het beheer van de SaaS provider, in dit geval Microsoft. Daarnaast zijn updates direct beschikbaar voor iedere gebruiker. Dat is een groot verschil met de cd-roms van vroeger.

Waarom een SaaS overeenkomst?

Wanneer u als softwareontwikkelaar besluit uw software als SaaS aan te bieden dan is het verstandig om een SaaS overeenkomst af te sluiten met uw gebruikers. Door middel van een SaaS overeenkomst legt u de rechten en plichten vast van uw diensten en voorkomt u vervelende discussies. Maar wat mag u echt niet vergeten bij het afsluiten van een SaaS overeenkomst?

SaaS overeenkomst. Dit mag u niet vergeten!

#1.Persoonsgegevens

Bij Software as a Service worden altijd persoonsgegevens verwerkt. Persoonsgegevens zijn gegevens waarmee u een persoon kunt identificeren. Denk hierbij aan naam, telefoonnummer, e-mailadres en IP-adres. Alles wat u met deze gegevens doet wordt ook wel verwerken genoemd. Hier kunt u bijvoorbeeld denken aan het opslaan, het inzien of verwijderen van persoonsgegevens. De manier waarop u en uw klant dit doen zult u moeten beschrijven in een SaaS overeenkomst. Om u een voorbeeld te geven. Een accountant maakt gebruik van uw boekhoudsoftware. Daarin vult hij of zij de namen, adressen en bankrekeningnummers in om vervolgens met deze gegevens facturen te maken in het systeem. Nu is het aan u de taak om te beschrijven waar u deze gegevens opslaat en hoe u dit doet. En niet te vergeten hoe u de veiligheid garandeert voor deze gegevens.

Privacyverklaring is nodig

Dit betekent dat u alle personen die uw software gebruiken vooraf goed en duidelijk moet informeren wat u met hun gegevens doet. Hier kunt een privacy verklaring voor gebruiken.

Toestemming vragen

U mag persoonsgegevens pas verwerken nadat hier expliciet toestemming voor is gegeven van de persoon zelf. U kunt met een pop-up scherm binnen uw software uw klant vragen om toestemming voor verwerking. Lukt dit niet dan kunt u dit schriftelijk of per email doen.

Een bewerkersovereenkomst afsluiten

Een bewerkersovereenkomst is een contract waarin afspraken worden gemaakt over het verwerken van persoonsgegevens. Dit is wat u zoal moet opnemen in een bewerkersovereenkomst. Soort gegeven, de doeleinden van de verwerking, de duur van de opslag en beveiligingsmaatregelen. Ook zult u moeten beschrijven hoe u beiden met datalekken omgaat.

#2. Service Level Agreement

Uw klant wil graag zekerheid dat uw software snel werkt en beschikbaar is. Om die reden wordt er een Service Level Agreement ondertekent. Hierin maakt u samen met de klant afspraken over de kwaliteit, het onderhoud, de processen bij storingen en de reactie- en oplostijden bij een storing. Zo weet u beiden welke service geleverd wordt tegen welke prijs. Maar ook wekt u het vertrouwen bij uw klant: hij of zij weet welke kwaliteit er verwacht mag worden. Deze overeenkomst, is net als de bewerkersovereenkomst, vaak een bijlage bij de SaaS overeenkomst.

Een SLA dient u ook af te sluiten met een SaaS partner, indien u deze heeft. Zo profiteert niet alleen u maar ook uw klanten van een goede dienstverlening.

#3. Algemene voorwaarden

Let op! Wij zien dat veel SaaS diensten online worden gesloten. Dit gebeurt vaak met een factuur of opdrachtbevestiging, waarop de algemene voorwaarden van toepassing zijn. Wanneer dit ook het geval bij u is, dan moet u opletten dat de algemene voorwaarden goed toegankelijk zijn. Doe u dit niet, dan gelden de algemene voorwaarden niet!

#4. Dienstenrichtlijn

Als laatste zult u rekening moeten houden met de Europese Dienstenrichtlijn. Dit betekent dat u als software vendor, uw klanten moet informeren over uw bedrijfsnaam, rechtsvorm, vestigingsadres, contactgegevens, KvK-nummer en btw-nummer. Daarnaast zult u ook eventuele garanties, prijzen en de belangrijkste kenmerken van de SaaS moeten beschrijven. Deze gegevens moet u aan iedere (potentiële) klant geven of gemakkelijk toegankelijk maken op, bijvoorbeeld, uw website. Deze gegevens moet u ook op alle documenten zetten waar informatie over de SaaS in staat.

Een SaaS overeenkomst opstellen?

De specialisten van For All IT helpen u graag verder met het opstellen van een SaaS overeenkomst. Neem vrijblijvend contact met ons op door te bellen naar 088 – 751 02 02 of mail ons op info@forallit.nl.

Uitdagingen-software-vendors-whitepaper