Snel weer aan het werk door een ICT calamiteitenplan

ICT calamiteitenplan

? Geschatte leestijd: 4 minuten 

Heb je wel eens nagedacht hoe de bedrijfssituatie er uit ziet wanneer je kantoor getroffen is door een calamiteit zoals stroomuitval, wateroverlast, inbraak of brand?
Uit ervaring weten wij dat ongeveer 80% van het midden en klein bedrijf géén ICT calamiteitenplan heeft wanneer zich een calamiteit voordoet!
Het gevolg is dat de continuïteit van je bedrijf in gevaar komt. Het duurt immers even voordat de ICT herstelt is en dat heeft ongewenste gevolgen voor bedrijfsprocessen van je bedrijf.

Kantoor niet bereikbaar en dan?

Stel je eens voor, je kantoor wordt getroffen door brand. Het pand is niet meer toegankelijk en de hardware, zoals computers, printers en switches zijn beschadigd. Wat ga je doen? Waar moet je beginnen? Gaan medewerkers thuiswerken met gehuurde hardware of kun je uitwijken naar een tijdelijke locatie met dezelfde faciliteiten als het huidige kantoor?

Hardware huren en gebruiksklaar maken kan zomaar een dag of langer in beslag nemen. Hetzelfde geldt ook voor het in gebruik nemen van een tijdelijke locatie met alle faciliteiten.
Een ander belangrijk item wat vaak vergeten wordt is de telefonie (VoIP) . Wat zijn de gevolgen als je telefonisch onbereikbaar bent? Weet je hoe je telefoonnummers kunt doorschakelen naar mobiele nummers zodat het kantoor vrijwel direct weer bereikbaar is?

Wij proberen je aan de hand van deze voorbeelden te laten zien dat het belangrijk is om goed inzicht te krijgen in je IT. En voorbereid te zijn op calamiteiten. Voorkom chaos en onnodig oponthoud door van te voren mogelijke risico’s in kaart te brengen. Een ICT calamiteitenplan kan hierbij helpen.

ICT-calamiteitenplan-whitepaper-For-All-IT-Services

ICT calamiteitenplan

Het opstellen van een ICT calamiteitenplan zorgt ervoor dat je je werkzaamheden snel kunt hervatten. Zo beperk je bedrijfsschade. Vanuit onze ervaring en expertise geven wij een aantal tips hoe je een ICT calamiteitenplan kunt opstellen.

Inventarisatie

Een goed uitgangspunt voor een  ICT calamiteitenplan is het inventariseren van de gehele IT infrastructuur.  Dit omvat meer dan alleen  pc’s en servers. Wat in kaart gebracht moet worden zijn de volgende punten.

  • Kantoor pc’s inclusief specificaties en serienummers
  • Servers inclusief specificaties en serienummers
  • Telefooncentrale (VoIP) en type toestellen
  • Aantal telefoonlijnen en lijnen voor de alarmcentrale
  • Printers, scanners, faxapparaten en ID-scanner

Een snel herstel staat of valt met inzicht in applicaties en data die je nodig hebt bij het uitvoeren van je bedrijfsprocessen. Hier dien je tijdens inventarisatie rekening mee houden. Maar wat is belangrijk om te weten?

  • Inventariseer wie de verantwoordelijken zijn per afdeling en wat zijn de contactgegevens?
  • Welke software wordt gebruikt om werkzaamheden uit te voeren?
  • Leg vast welke data noodzakelijk is om werkprocessen uit te voeren?
  • Welke data of applicaties moeten direct hersteld worden en welke hebben een lagere prioriteit?

Planning

Nadat je de inventarisatie van je IT infrastructuur en bedrijfsprocessen achter de rug hebt, kun je beginnen met opstellen van een draaiboek. De volgende stappen moet je daarbij doorlopen.

  • Wie is het eerste aanspreekpunt binnen de organisatie wanneer zich een calamiteit voordoet?
  • Wie is verantwoordelijk voor de inwerkingtreding van het herstelplan?
  • Welke partijen moeten ingeschakeld worden? Denk hierbij aan de netwerkbeheerder, verzekeringsmaatschappij of facilitair bedrijf?
  • Is er een uitwijklocatie waar je tijdelijk gebruik van kunt maken? Zo ja, hoe ga je dit aanpakken? Denk hierbij aan verhuizen, inrichten en communicatie.
  • Ben je in staat om telefoonnummers door te schakelen naar mobiele telefoons? Kan er wellicht gemaild worden via webmail?
  • Zorg voor vervangende hardware. Bestel je direct nieuwe hardware of ga je tijdelijk huren?
  • Zet de herstelprocedure in gang; herstel systemen op basis van prioriteiten.

ICT calamiteitenplan testen

Wil je in het geval van een calamiteit je plan goed kunnen uitvoeren dan is het belangrijk dat je dit van te voren grondig test. Dit kun je steekproefsgewijs op de verschillende onderdelen doen. Een ICT calamiteitenplan is nooit klaar. Je zult het plan regelmatig moeten aanpassen aan nieuwe situaties. Dit houdt in dat wanneer je wijzigingen doorvoert in je bedrijfsvoering, deze opgenomen dienen te worden in het herstelplan.

Tot slot

Een generiek ICT calamiteitenplan bestaat niet. Een goed herstelplan is toegespitst op het herstel van de bedrijfssituatie. Bovenstaande tips zijn dan ook bedoeld als leidraad, afhankelijk van je situatie kun  je onderdelen toevoegen of verwijderen.

Meer weten over het opstellen van een ICT calamiteitenplan?
Neem vrijblijvend contact op via het contactformulier of bel ons op telefoonnummer 088 – 751 02 02.