Hoe veilig is de communicatie richting uw cliënt?

Veiligheid van communiceren bij notarissen

Contact met uw cliënten via de mail, telefoon of per post. Het lijkt zo vanzelfsprekend, maar er wordt nog steeds veel te weinig bij de risico’s van deze manier van communiceren stilgestaan. Dit geldt vooral voor e-mails die privacygevoelige informatie of documenten van uw cliënten kunnen bevatten.

“Wij beseften ons erg goed dat het niet
langer zo door zou kunnen gaan, aldus Beenen”

E-mails eenvoudig te hacken

E-mails zijn heel eenvoudig te onderscheppen of te kraken door hackers; toch wordt deze onveilige manier van communiceren en gegevens overdragen nog door veel notariskantoren gehanteerd.

Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP)

Sinds de wijziging van de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) in 2016 zijn bovendien de gevolgen in het geval van privacyschending of een datalek flink aangescherpt. Daar komt nog bovenop dat het verliezen of uitlekken van gevoelige informatie tot de verantwoordelijkheid van de notaris behoort, boetes hiervoor kunnen oplopen tot wel achthonderdduizend euro. Vooral kopieën van bijvoorbeeld identiteitsbewijzen of paspoorten zijn bijzonder gevoelig voor ernstige misdrijven zoals identiteitsfraude. Redenen om over te stappen op een veiliger systeem dan e-mail zou u denken, helaas is dit bij veel notarissen nog niet het geval.

Risico’s beperken

Om risico’s tot een minimum te beperken is er een alternatief genaamd Notarisdossier.
Notarisdossier een onderdeel van onze dienst juridische werkplek is vele malen beter beveiligd en ook nog eens een stuk overzichtelijker dan e-mail. De software beschikt over een beveiligde (online)omgeving voor correspondentie tussen u en uw cliënt.

Veilig digitaal communiceren

Een veilige digitale communicatie is niet alleen belangrijk om boetes te vermijden, het is van groot belang voor de kernwaarden van het notariaat. “Je moet fungeren als betrouwbare adviseur” zegt Martin Beenen, kandidaat-notaris bij kantoor Van Solkema Notaris.“ Dan moet je zorgen dat alle informatie, niet alleen de gevoelige of vertrouwelijke informatie, goed wordt behandeld. Je bent wettelijk verplicht om dat te doen. De wet verplicht tot het optimaal beschermen van privacygevoelige informatie. Niet alleen de WBP maar ook de Wet op het notarisambt.”

Ook Nicole Broeders, administrateur bij Seydlitz Notarissen is van mening dat veilige communicatie essentieel is voor een goede notaris: “Het is gewoon heel belangrijk dat cliënten weten dat je netjes met hun gegevens omgaat en dat het bij wijze van spreken niet hier voor op de stoep ligt. Dat is een stukje betrouwbaarheid.”

Juridische werkplek

Zowel Broeders als Beenen geven aan dat de juridische werkplek van For All IT, voorzien van een beveiligde online omgeving als Notarisdossier, de standaard  kan worden binnen het notariaat.
Beide notariskantoren zijn enige tijd geleden overgestapt op dit systeem.

“Wij beseffen dat het sturen van gevoelige gegevens via e-mail niet veilig is. Notarisdossier, een onderdeel van de juridische werkplek, biedt ons de mogelijkheid om informatie, betreffende het dossier, veilig te communiceren met ons cliënten en daarna op te slaan. Hiermee geven wij onze cliënten zekerheid over hun gegevens en voldoen daarmee direct aan de Wet bescherming persoonsgegevens, aldus Beenen.”

Broeders voegt daar aan toe dat Notarisdossier een totaalpakket is voor het notariaat. Voor ons notariskantoor betekent dit pakket dat wij alle notariële werkzaamheden efficiënt en nauwkeurig kunnen uitvoeren en niet hoeven in te leveren op veiligheid.

Bij For All IT zien we dat nieuwe ontwikkelingen binnen het notariaat zorgen dat cliënten steeds hogere eisen stellen ten aanzien van de dienstverlening. Als notaris vraagt dit om efficiënter werken waarin kwaliteit van de dienstverlening en veiligheid van de gegevens van de cliënt centraal staan. De juridische werkplek voorziet in deze behoefte.

Wilt u net als onze klanten werken in een beveiligde gebruiksvriendelijke online omgeving waarin u alle notariële taken efficiënt kunt uitvoeren? Neemt u dan contact met ons op.